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Per permettere una ricognizione il più possibile dettagliata e articolata, grazie al medium multimediale si sono create relazioni incrociate fra temi di varia natura, tali da richiamarsi l'un l'altro.
Infatti, le schede monotematiche, che costituiscono il contenuto principale del database, seguono un ordinamento cronologico cadenzato dalle principali fasi storiche della storia del Palazzo. Entro i limiti di tale successione temporale, le schede sono raggruppate secondo le tipologie degli argomenti trattati: i personaggi del Palazzo, abitatori frequentatori e visitatori illustri, con particolare riguardo alle antiche famiglie proprietarie (i Medici e i Riccardi ); gli eventi che hanno segnato la storia dell'edificio e la vita quotidiana che vi si svolgeva, riflesso della società coeva; ambienti, opere d'arte, e collezioni che soprattutto un tempo ornavano con fasto e magnificenza vari locali; infine, ciò che esiste intorno al Palazzo ed oltre ovvero il rapporto dell'edificio e del suo contesto con la città e il territorio, nonché con centri culturali più lontani in Italia e in Europa .
Le schede così organizzate si avvalgono di un vasto supporto documentario, iconografico, bibliografico, strumenti che sono documentati in dettaglio negli archivi della Mediateca. L'Archivio del Palazzo può essere un valido sostegno preliminare per chiunque intenda affrontare uno studio relativo a temi legati con Palazzo Medici Riccardi. Ad esso si associa l'Archivio Generale dove sono catalogate l'intera Bibliografia citata nella Mediateca e la Fototeca comprendente tutte le immagini acquisite.
Per agevolare la navigazione, la ricerca e l'elaborazione dei materiali selezionati, l'utente dispone poi di una cartella personale dove riversare voci bibliografiche, schede, immagini, e da lì leggerle, elaborarle, stamparle, salvarle.